Backoffice

Elke organisatie, ongeacht de grootte of het bereik, heeft een motor nodig die achter de schermen draait. Deze onzichtbare maar onmisbare kracht staat bekend als de ‘Backoffice’, het deel van de organisatie dat zich bezighoudt met de administratieve verwerking en de ondersteuning van het klantproces zonder direct klantcontact.

Wat is de Backoffice?

Waar de frontoffice bezig is met directe klantinteractie, werkt de Backoffice aan het interne beheer. Het zijn de administratieve werkzaamheden die noodzakelijk zijn voor een effectieve werking van de organisatie. Deze taken zien klanten niet, maar zijn essentieel voor klanttevredenheid en bedrijfssucces.

Want hoewel klanten zelden stilstaan bij de functies van de Bacoffice, zijn deze afdelingen de stuwende kracht achter vele kernactiviteiten van een bedrijf. Ze ondersteunen de frontoffice en zorgen ervoor dat de externe beloften aan klanten intern worden waargemaakt.

De evolutie

Historisch gezien ontstond de term ‘Backoffice’ toen fysieke scheidingen in bedrijfsgebouwen het klantgerichte personeel scheidden van diegenen die op de achtergrond werkten. In de huidige tijd speelt de Backoffice een integrale rol, niet alleen in de dagelijkse bedrijfsvoering, maar ook in strategische besluitvorming dankzij de toegang tot waardevolle data en analytics.

Backoffice rollen

De  rollen van een backoffice zijn heel divers en verschillen per organisatie. In hoofdlijnen omvat het:

Financiën en boekhouding: professionals zoals stafaccountants, financieel analisten en boekhoudkundig personeel. Hun taken omvatten niet alleen de dagelijkse boekhouding en het afsluiten van financiële periodes, maar ook het voorbereiden van belastingaangiften, het beheer van bedrijfsinvesteringen, het opzetten van financiële plannen en het evalueren van economische resultaten.

Informatietechnologie: deze backofficerollen zijn cruciaal voor het operationeel houden van de IT-infrastructuur van een organisatie. Het personeel, bestaande uit technische ondersteuners, netwerkbeheerders, databasemanagers, programmeurs en security experts, zorgt voor het onderhoud en de ontwikkeling van systemen, platforms en applicaties.

Juridisch: de juridische backoffice zorgt voor het opstellen, beoordelen en onderzoeken van contracten en andere juridische documenten. Daarnaast beheren zij juridische dossiers en verstrekken zij advies bij gerechtelijke geschillen, ter ondersteuning van de bedrijfsvoering.

HR: Human Resources-medewerkers in de Backoffice zijn de ruggengraat van personeelsbeheer, van werving tot ontwikkeling. Zij regelen de arbeidsvoorwaarden, onderhouden personeelsdossiers en coördineren andere HR-gerelateerde taken.

Inkoop: medewerkers die verantwoordelijk zijn voor inkoop houden zich bezig met het vergelijken van prijzen en het beoordelen van leveranciers. Ze bereiden inkooporders voor en volgen de status van bestellingen en contracten, om zo een efficiënte toeleveringsketen te waarborgen.

Conclusie

De Backoffice is een essentieel onderdeel van elk bedrijf, verantwoordelijk voor het stille maar fundamentele werk dat een organisatie draaiende houdt. Terwijl de frontoffice het contact met klanten onderhoudt, is de Backoffice verantwoordelijk voor de administratieve verwerking en de ondersteuning van het klantproces zonder direct klantcontact.