Kun je helpdesk medewerkers verplichten hun voornaam + achternaam te gebruiken?

Helpdeskmedewerker: “Mijn werkgever eist dat wij mailen met voor- en achternaam, mag dat?” Dit ‘mailbeleid’ heeft intussen al geleid tot collega’s die privé worden benaderd via bijvoorbeeld social media.

Wat mag en niet mag?

Een ICT-jurist boog zich over deze kwestie op Security.nl: “In beginsel bepaalt de werkgever hoe het werk wordt uitgevoerd, en daaruit volgt ook hoe je naar buiten moet treden.” Mooi of lelijk: een voorgeschreven e-mailsjabloon is daarbij normaal en redelijk. Dat moet je dus gebruiken. Specifiek bij het verplicht gebruiken van een voor- en achternaam, komt de AVG in beeld. Nu verplicht de werkgever de werknemer om persoonsgegevens naar buiten te brengen. Dat kan eigenlijk alleen a) als dat noodzakelijk is voor het werk, b) als het belang van de werkgever duidelijk groter is dan dat van de werknemer en c) er geen privacy-vriendelijker oplossing is. Zelfs als het met toestemming is.

Werken met alleen een voornaam of pseudoniem

Een noodzaak voor het werk ziet de jurist bij helpdeskmedewerkers niet direct: “Je kunt prima werken, zeker vanuit een helpdesk, met alleen een voornaam of een pseudoniem.” Het belang van de werkgever ziet hij niet direct: termen als ‘professionaliteit’, ‘uitstraling” of ‘zo werken wij al jaren’ hebben AVG-technisch geen betekenis. Een werknemer kan persoonlijk last krijgen van de herleidbaarheid op basis van het gebruik van voornaam en achternaam. Sterker nog: dat is al daadwerkelijk gebeurd. Het belang van de werknemer weegt dus zwaar. De slotsom? Deze werkgever moet het voorgeschreven gebruik van voor- en achternaam aanpassen.