26 april 2023

En wat nou als we ‘noreply’ veranderen in ‘hallo’?

No reply. Het blijft een bizar concept. Thuis al eens geprobeerd? “Ik ga je nu iets mededelen, maar je mag geen reactie geven…” Kans is groot dat je er niet mee wegkomt. Dus wat nu, als je van noreply@organisatie.nl eens hallo@organisatie.nl zou maken? We vroegen het aan Rob Roode, directeur-aandeelhouder bij Pegamento.

a laptop computer sitting on top of a wooden desk
hallo@organisatie.nl – een stuk vriendelijker

Doe het!

“Door er een hallo@… adres van te maken, wordt het feitelijk een soort info-mailadres. Veel klanten zullen dat als vriendelijker ervaren. En als je goed omgaat met de informatie die erop binnenkomt, vormt het ook voor je organisatie een waardevolle bron. Sterker nog: ons advies is, voeg je no-reply en info-mailbox samen en begin met automatiseren.”

Vermijd gemiste kansen

“Natuurlijk, no-replymailboxen bevatten veel spam en frustratie. Echter, door onze jarenlange ervaring weten wij inmiddels ook, dat zo’n 7 – 15% van de reacties wél waarde vertegenwoordigt. Dit percentage verschilt enigszins tussen B2B- en B2C-/overheidsinstellingen. Waardevol zijn bijvoorbeeld berichten zoals ‘Ik heb een ander mailadres / ik wil mijn mailadres wijzigen’, ‘Ik heb een andere functie binnen of buiten de organisatie’, ‘Mailbox bestaat niet’ (tikfout in het mailadres?) of out-of-office reply’s. Wat de waarde van die laatste twee is? Bedenk maar eens wat je mogelijk misloopt, als je juist naar dat mailadres een uitgebreide offerte hebt gestuurd.”

Zet AI in voor inkomende e-maildistributie

“Komen dit soort mails op een info-adres binnen, dan worden die traditioneel handmatig gescreend en naar de mailbox van een persoon of afdeling geforward of gesleept. Deze handelingen zijn goed te automatiseren. Ze vormen als historische data bovendien de perfecte voeding voor patroonherkenning en een taalmodel met tags en zelflerend vermogen in een AI-omgeving. Zo gaan rekeningen, offerteaanvragen en andere waardevolle (multi-intend) mails niet langer verloren, met alle wederzijdse klantenservicevoordelen van dien.”