5 Tips om je budget succesvol te managen

by Klantcontact

5 Tips om je budget succesvol te managen

by Klantcontact

by Klantcontact

businessman with scissors cutting label BudgetIn 2013 zie ik bij veel relaties tot nu aan toe dat de budgetten meer dan ooit onder druk staan. Daarnaast is er de stress om tot het einde van het jaar de schade op het huidige budget te beperken. We weten vaker niet dan wel wat exact de mechanismen zijn in het budget en hoe deze beïnvloed kunnen worden. We staan onder druk, we hanteren de kaasschaaf en wijzen naar marketing en sales als we uit de bocht vliegen. De afgelopen jaren kwamen we er nogal eens mee weg, maar nu niet meer.

Wat is op langere termijn het effect van onvoldoende controle op je budget? We zien het dagelijks: het vertrouwen van directie en hoger management in je afdeling neemt af. Je wordt onder druk gezet om meer te besparen en ze vertellen je ook nog hoe! “Waarom laat je die AHT niet dalen?”, “vervul die vacature voor een nieuwe teamleider en planner maar niet” of “waarom laat je de instroom van calls niet dalen?”. Dit is bezuinigen zonder de consequenties precies te kennen. Een focus op efficiency welke uiteindelijk juist meer geld kost! “Maar het effect daarvan zien we toch volgend jaar pas”. “Wie dan leeft, die dan zorgt…” Versneld, verslechterende operationele prestaties op service levels en bereikbaarheid, herhaalverkeer, achterstanden in werkvoorraden en reworks. “Onze bazen en finance collega’s snappen er niets van!” Dat klopt! Hoe kun je het tij keren en kwaliteit blijven leveren? Vijf punten ter overweging:

1. Zorg voor de juiste doelstellingen. Welke doelstellingen streef je na? Zijn deze in lijn met wat klanten willen? Zijn de processen (sales, levering en service) in staat om waar te maken wat aan klanten beloofd wordt? En is dit dusdanig SMART dat dit voor iedereen eenduidig is? Kunnen je medewerkers de dienst verlenen waar ze voor aangenomen zijn of lopen ze in de eerste weken al weg? Zorg dat de antwoorden op deze vragen haarscherp zijn en op elkaar afgestemd. Dit zijn immers de doelstellingen waar je dagelijks op stuurt en welke je budgetwensen bepalen.

2. Bepaal de drivers. Wat zijn de daadwerkelijke en enige drivers voor deze gewenste resultaten? Mijn ervaring is dat in meer dan 60% van de tijd gestuurd wordt op zaken die geen enkele impact of bijdrage hebben op je gewenste resultaat. Bepaal de 20% van je drivers die 80% van het resultaat beïnvloeden of realiseren.

3. Leg uit en betrek je managers. Benoem op welke manier je gaat sturen en welke bijdrage een ieder hierin kan leveren. Wat is je verwachting en wat kun je verwachten? Verken dit met elkaar en voorkom verrassingen. Heb je elkaar goed begrepen?

4. Verkoop het verhaal. Zorg voor een goed verhaal naar je collega’s en directie. Kruip in hun huid en bepaal wat voor hen van belang is? Wat is de conclusie die je wilt overbrengen en welke argumenten ondersteunen dit?

5. Maak de juiste keuzes. De meest gemaakte fout is dat we (te) veel aanpakken en uiteindelijk te weinig realiseren. Met welke 20% van je acties kun je tot 80% van je gewenste resultaat realiseren. Welke keuzes maak je?

Deze keuzes die je maakt zijn meer bepalend voor je succes dan wat dan ook. Efficiënt werken: STOP ERMEE! “Managers do things right, while leaders do the right thing(s) ” – by Warren Bennis. Vergeet dus efficiency en focus op de dingen die ertoe doen.

Wietse Westerhuis

 

Human Resources
Top