Flexpool volgens PlanMen

“Zie de flexpool als een strategische keuze”

In diverse branches, maar vooral in de zorg, wordt er veelvuldig gebruik gemaakt van een flexpool. Deze groep flexibele arbeidskrachten of flexwerkers kan een bedrijf inzetten, indien de bedrijfsvoering dit vereist. Zo is een optimale afstemming tussen werkaanbod en beschikbare capaciteit mogelijk. Tot zover de theorie. Want in de praktijk krijgen professionals het flexproces maar moeilijk op orde. “Ze gaan voorbij aan een belangrijke randvoorwaarde voor succes”, weet Catja de Voogd, Senior WFM Consultant van PlanMen. “Zie de flexpool als een strategische keuze, niet als sluitstuk van je planning.”

Een flexpool kan voor een organisatie een uitkomst zijn als het werkaanbod pieken en dalen vertoont. De pool bestaat idealiter uit oproepbare functiegroepen of medewerkers waarin tekorten kunnen ontstaan.

Juist als de hoeveelheid werk schommelingen vertoont, is het financieel aantrekkelijk een flexibele schil in het personeelsaanbod aan te kunnen spreken. Door vooraf goed inzicht te hebben in de beschikbaarheid van de flexwerkers, kunnen ze worden ingezet indien de situatie erom vraagt en wordt het volledig potentieel van mens en organisatie benut.

Dweilen met kraan open

Ondanks dat zeker 80 procent van het werk op een flexpool planbaar is, wordt het flexproces ervaren als dweilen met de kraan open. Het heeft er alle schijn van dat dit nooit helemaal goed passend uit gaat pakken. Dat kan zijn, omdat er een groot aantal vacatures blijft openstaan. Of om andere redenen is er (plots) veel meer werkaanbod binnen de organisatie dan in kan worden voorzien.

Een tekort aan personeel op een afdeling wordt al snel doorgeschoven naar de flexibele schil. Gevolg is dat het flexbureau, het interne uitzendbureau binnen de organisatie, 80 procent van de tijd besteedt aan hooguit 20 procent van het werk, namelijk dat deel wat niet planbaar is. Inefficiënt dus.

“Een structureel tekort aan medewerkers kun je niet over de schutting gooien bij de flexpool”, vindt Senior WFM Consultant Catja de Voogd van PlanMen. “Maar dat gebeurt wel veelvuldig. De medewerkers die de flexpool beheren, zijn niet verantwoordelijk voor de formatie van een afdeling. Dat is de teamleider, die moet in de basis zorgen voor voldoende vaste medewerkers.”

“Toch wordt het flexbureau er vaak op afgerekend wanneer het niet lukt om alle aanvragen te voorzien. Het is daarom van belang vooraf goed zicht te hebben op de vaste formatieplaatsen op een afdeling, de capaciteitstekorten en de mogelijke inzet van de flexibele schil.”

Flexibele schil PlanMen

“Ga je uit van het ideaal, dan heb je zicht op de totale inzet van medewerkers, hun functies en contracten en wensen. Je kent je mogelijkheden en budget om vervanging en extra flexibele inzet in te schakelen en weet exact wat de beschikbaarheid van deze flexibele pool is. Op basis hiervan maak je een passend rooster.” Iedereen tevreden.

De dagelijkse praktijk vertoont een ander plaatje. Het ontbreekt aan een helder personeelsbeleid, het werkaanbod is verre van constant door verzuim, verlof, een scholing, medewerkers die diensten ruilen, functies die ontbreken, kleine contracten die niet zijn afgestemd op meer inzet, et cetera, et cetera. Gevolg? Het rooster vertoont gaten, de zinnen zijn gezet op flexibel inzetbare krachten en de planning vliegt financieel gierend uit de bocht.

Drie oorzaken

“Dat kan diverse oorzaken hebben. Mogelijk was er onvoldoende inzicht vooraf. Of het tekort was al voorspeld, maar er is niet op geanticipeerd. En als derde mogelijke oorzaak kan een gebrek aan flexibiliteit gelden. In dat geval zag men de gaten in het rooster wel aankomen en is er op gereageerd, maar niet op de juiste manier. Dat moet en kan anders gelukkig.”

In de kern ga je bij een betere planning uit van een voorspelling van de werkvoorraad en de benodigde capaciteit. De inzet van een flexpool ziet de organisatie daarbij als een strategische keuze. Want die geeft structuur en biedt duidelijkheid. In de bedrijfscultuur is dan ook aandacht voor flexibiliteit en persoonlijke competenties.

Voor een goed planproces beschik je over inzicht in het werkaanbod, uitgedrukt in aantal en soort dienst per functie en over duidelijke afspraken over de gewenste invulling van het aanbod. Ofwel: hoeveel procent van de capaciteit is vast en hoeveel flexibel?
En nogmaals: is de basisformatie wel voldoende, zijn er sowieso genoeg medewerkers? Wanneer het fundament op orde is, vertaalt zich dat in hoge tevredenheid bij de klant, de medewerkers en de organisatie. Dat moet in balans zijn.”

Interzorg volgens PlanMen

 

Een goed voorbeeld van een organisatie waarbij de Raad van Bestuur, het managementteam én de ondernemingsraad strategisch kozen voor de inzet van een flexpool is Interzorg, een verpleeg- en verzorgingsorganisatie in Drenthe met 1.300 cliënten en 1.400 medewerkers.
Voor de complete professionalisering van het planningsproces in de organisatie werkt Interzorg samen met PlanMen. Er is een periode van 14 maanden voor uitgetrokken.

Waar eerder de leidinggevende verantwoordelijkheid droeg voor de planning, kan die nu weer zorg op maat aan cliënten verlenen. Want de planning is er nu in handen van professionals, die vooraf bij alle medewerkers de mogelijkheden en behoeften veel meer inventariseren. Alle medewerkers beschikken over een basisrooster voor het hele jaar, dat zich elke vier weken herhaalt.

Iedere maand wordt er naar specifieke roosterwensen gevraagd, die waar mogelijk worden ingewilligd. Vanaf dat moment staat het vast en is het werkrooster operationeel in gebruik. “Het is dan niet de bedoeling dat medewerkers dan nog gaan schuiven en diensten onderling ruilen.”

Vroegtijdig betrekken

Dat gebeurt dan ook niet. Door medewerkers vroegtijdig te betrekken bij het planningsproces, ze te bevragen hoe de kwalitatieve bezetting in uiteenlopende situaties kan worden gegarandeerd, is veel minder dagsturing nodig.

Bovendien, medewerkers tonen zich meer betrokken bij de organisatie, voelen zich gezien en zijn daardoor meer tevreden. Door de flexibiliteit te bestendigen in de organisatie zijn  onder andere grotere contracten mogelijk geworden, waardoor capaciteitstekorten niet langer louter worden opgelost door de flexibele schil. Er is meer rust in de roosters en grip op de inzet van medewerkers.

Denk niet dat het planningsproces nu voor eeuwig vlekkeloos verloopt. Want ondanks dat langdurige ziekte, zwangerschap, vakanties, ja zelfs tijdelijke ziekte als griep herkenbare patronen in de tijd vertoont en daardoor te voorspellen is.
“Natuurlijk, er blijven gaten in de planning ontstaan. Mensen vallen onverwacht weg. En ook wij hebben te maken met krapte op de arbeidsmarkt. Maar groot voordeel is dat we dit vroegtijdig inzichtelijk maken binnen de gehele organisatie en er gedeelde verantwoordelijkheid ontstaat. Hierop zullen medewerkers zich eerder aanpassen en minder snel voor zichzelf kiezen.”



RELATED POSTS


LEAVE A COMMENT